DOCUBYTE - Datenarchivierung

Digitale Archivierung Bayern

Elektronische Archivierung | München

5 Bewertungen

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Von Papier befreit: wir machen Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft

DOCUBYTE München

Ihre Spezialisten für die Dokumenten Digitalisierung

Möchten Sie sich verbessern? Nehmen Sie Abschied VOM PAPIER

Ortsunabhängiges Arbeiten leicht gemacht
Arbeitstätigkeiten werden effizienter
Verbesserung von Compliance, Daten- & Naturschutz
Automatisierung von Prozessen ermöglich

Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.

Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.

Digitalisierung von Papierdokumenten (Scanservice)
Manuelle und softwaregestützte Datenerfassung (OCR, OMR, ICR)
Bereitstellung und Speicherung von Informationen (Online-Archiv, DMS)
Entwicklung von Dokumentenworkflows für digitale Geschäftsprozesse
Wir bietet ausschließlich Lösungen an, die sich in der Praxis bewährt haben und einen echten Mehrwert liefern
Wir denken für unsere Kunden immer mit (und vielfach im voraus), erkennen versteckte Chancen oder potentielle Probleme. Das ist ein Punkt, den unsere Kunden ganz besonders schätzen.
Sie haben in uns einen festen und erreichbaren Ansprechpartner, auch wenn etwas einmal nicht planmäßig verlaufen sollte.

Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.

Digitales Dokument Management mit der Docubyte HM GmbH

Digitale Verwaltung

Archivierung, Transport, Materialkosten und Arbeitsaufwand - Papierdokumente verursachen hohe Kosten. Und nicht nur das. Sie schaden auch unserer Umwelt. Die Suche nach Informationen gestaltet sich mit Papierakten häufig schwierig und ineffizient. So gehen wertvolle Arbeitszeit und Arbeitskraft verloren. Mitunter auch die Inhalte selbst. Und das in unserer modernen Arbeitswelt, in der schnelle und korrekte Information oft das Kapital eines Unternehmens ist.

Alles, was Sie dazu benötigen, finden Sie bei uns – als kleine oder große Lösung. So, wie es zu Ihrem Unternehmen passt.

Die Kosten sinken, der Aufwand reduziert sich und Ihren Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten

Mit digitalen Verwaltungsprozessen arbeitet es sich ca. 20 % schneller als mit papierbasierten Prozessen; denn der Weg des Papierdokumentes durch das Unternehmen und die verschiedenen Abteilungen braucht einiges an Zeit. Manuelles erfassen, manuelles ablegen, manuelles weiterleiten, manuelles Archivieren – das sind einige Prozesse unter vielen, die wenig bis nichts mit unternehmerischer Wertschöpfung zu tun haben. Bei standortübergreifender Bearbeitung von Verwaltungsprozessen verschärft sich das Problem nochmals. Zudem leidet die Transparenz und die Möglichkeit, dass sich Verzögerungen und weitere Fehler einschleichen steigt.

Elektronische Dokumente in Verbindung mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) ermöglichen eine Zentralisierung der Datenablage.

DMS

Wir sind durch Zufall auf das Made-in-Germany Dokumentenmanagement-System DOCUframe der Firma GSD aufmerksam geworden. Dass es sich so dermaßen gut bewähren würde, konnten wir damals nicht ahnen. Seit mehreren Jahren steuern wir das gesamte Unternehmen mit diesem DMS. Ein ganz wunderbares Feature ist die eingebaute Programmiersprache, anhand der wir das System perfekt auf unsere und die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen können.

Digitales Arbeiten = Mobiles Arbeiten

Scanservice

Mit unseren Hightech- und Spezial-Scannern digitalisieren wir für Sie verlustfrei und – bei hochempfindlichen Vorlagen – äußerst schonend.

Bücher und Zeitschriften
Dank unserer Profiausrüstung in Form von speziellen Buchscannern und hochauflösenden Kameras können wir für Sie selbst empfindliche oder beschädigte Bücher sowie historisches Schriftgut scannen – einfach, schonend und schnell.

Für Bücher ohne hohen physischen Wert, Zeitschriften oder Broschüren ist auch eine kostengünstige Digitalisierung möglich, bei der Einzelseiten auseinandergenommen und diese anschließend gescannt werden.
Ordner, Dokumente und Akten
Mit unserem Scanservice für Briefpost, Ordner, Dokumente und Akten gehört das „Durchwühlen“ von Papierbergen der Vergangenheit an. Wir sorgen für einen sicheren Aktentransport, sortieren Ihre Dokumente und bereiten Sie für den Scanvorgang auf.
Pläne und Zeichnungen
nser Scan-Service für Pläne und Zeichnungen wendet sich besonders an Unternehmen aus den Bereichen Architektur, Stadtplanung, Vermessung, Kartographie, Geo-Informationssysteme, Werbung oder Desktop-Publishing.

Er umfasst bei uns auch die Korrektur der Ausrichtung, den Zuschnitt des Planscans oder die Eliminierung von Falzschatten. Selbst das Scannen von Plänen größer als DIN A0 ist möglich.
Fotos und Microfiche
Auch alle Arten von analogen Fotos oder Microfiches können Sie bei Docubyte scannen lassen – im Stapelverfahren oder schonend mit Buchscannern. Unsere Foto-Profis übernehmen gerne Retusche-Arbeiten aller Art.

Sie erhalten alle Scans exakt in der Auflösung, Qualität und Größe, die Sie benötigen.

Daten erfassen

Automatisierte Datenerfassung (OCR)

OCR (Optical Charakter Recognition) ist eine professionelle Texterkennungssoftware für das schnelle, automatisierte Auslesen von gedruckten Texten aus gescannten Dokumenten. Mit Ihr können wir selbst große Textmengen innerhalb kurzer Zeit erfassen. Die Erkennungsrate liegt bei 95 % und mehr.

Wir analysieren zunächst Ihre Dokumente und produzieren davon optimale Scans für die Auslesung (Entfernen von Flecken, Kontrast- und Helligkeitsanpassung, Entfernen von Rändern etc.). Erst dann läuft die Datenerfassung durch die Texterkennungssoftware ab.

Zusätzlich bieten wir Ihnen einen eignen OCR-Korrektur-Service an. Dabei unterziehen unsere Mitarbeiter alle von der Texterkennungssoftware als nicht korrekt eingestuften Schriftzeichen einer manuellen Prüfung. Auf Wunsch erfolgt eine Rechtschreibkorrektur des gesamten Textes.

Archivierung

Alle Ihre Daten werden bei uns richtig abgelegt, zugeordnet und sind für Sie weltweit rund um die Uhr abrufbar. Bequem und sicher in unserem Online-Archiv.

Archivbestände archivieren

Papierbelege und Pläne sowie elektronische Daten, E-Mails, PDF-Dokumente oder Excel-Sheets müssen laufend archiviert und gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden. Ein zeitaufwändiges und kostenintensives Verfahren.

Alle Daten richtig abgelegt, zugeordnet und weltweit rund um die Uhr abrufbar – so könnte es stattdessen aussehen. Möglich macht es für Sie unsere digitale Archivierung. Sie brauchen dazu nur einen funktionierenden Internetzugang und die passende Archivsoftware.

Daten revisionssicher speichern und aufbewahren

Durch digitale Archivierung mit unserem Docubyte Online-Archiv erreichen Sie zwei Ziele gleichzeitig: Datensicherheit und Datenredundanz.

Datensicherheit ist gewährleistet, weil wir alle Daten auf virengeschützten Servern mit Standort in Deutschland hinterlegen. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert unbefugte Einsicht oder Manipulation. Digitale Archivierung sorgt außerdem dafür, dass Sie immer über eine Sicherheitskopie Ihrer Dokumente verfügen. So sind Ihre Dokumente vor etwaigem Verlust, z. B. durch Feuer oder Wasser, bestens geschützt.

Unser Docubyte Online-Archiv zeichnet sich aus durch innovative Technik. Es ist schnell eingerichtet und leicht zu bedienen.

Über die ideale digitale Verwaltung, Scan- / Archivierungslösung für Ihr Unternehmen beraten wir Sie gerne.

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